وقالت وزارة التربية والتعليم : تتاح الفرصة مرة واحدة فقط لولى الأمر لتسجيل بيانات نجله، وبمجرد انتهاء التسجيل والضغط على زر «حفظ»وظهور رسالة «تم التسجيل بنجاح»، لا يمكن تعديل البيانات المسجلة للتلميذ.
ويقوم ولى الأمر بالتوقيع على كافة التعهدات والإقرارات التى تحددها وتقررها وحدة إدارة المدارس المصرية اليابانية بما يكفل الالتزام الكامل بنظام تشغيل المدارس.
وشددت وزارة التربية والتعليم على أنه فى حالة إكتشاف أى بيانات أو وثائق غير صحيحة أو إخفاء أى معلومات عن حالة الطالب الصحية يحق لإدارة المدرسة اتخاذ الإجراءات القانونية والجنائية ضد ولى الأمر ولن يكون له الحق في أي مطالبات أو تعويضا أي كانت.
ويعتبر كل المتقدمين مرشحين للقبول مبدئيا في حدود أكبر سن متقدم على البوابة ويكون القبول النهائي بعد اجتياز الاختبارات والمقابلات المقررة والأماكن المتاحة ، وفق لخطة الكثافة الخاصة بكل مدرسة ، ولا يجوز الاعتراض على قرار لجنة المقابلات، ويجب سداد مقدم المصروفات في الميعاد المحدد ولوحدة إدارة المدارس المصرية اليابانية الحق في رفض أي طلب دون إبداء أسباب.
وأوضحت وزارة التربية والتعليم أن مسئولية نقل الملف الإلكترونى للطفل مسئولية كاملة على ولى الأمر وفى حالة عدم وفاء ولى الأمر بهذا الشرط في موعد أقصاه 15 يوم (فقط خمسة عشر يومًا يومًا) من موعد مطالبة أولياء الأمور بتقديم أوراق أبنائهم، يكون للمدرسة الحق فى اتخاذ الإجراءات الرسمية نظرًا لعدم وجود ملف الطفل بالمدرسة والانتقال إلى الطفل التالى في قائمة الانتظار مع خصم مبلغ مقدم المصروفات ، ويقوم ولى الأمر بالتوقيع على كافة الإقرارات التى تحددها المدرسة.