الأرشيف الإلكتروني وجودة أداء المؤسسات الحكومية

تكتظ أرشيف الوزارات والمؤسسات الحكومية والمحاكم بكميات هائلة من الدوسيهات والأوراق تم تخزينها منذ عشرات السنين منها البالية ومنها الجديدة وتحتل مساحات وأماكن شاسعة من الأدراج والحجرات في المباني الحكومية لدرجة أن هناك موظفين لا يجدون أماكن للجلوس في هذه الحجرات.

 وهناك غرف كبيرة بالكامل مخصصة كأرشيف للأوراق والمستندات ناهيك أن معظم هذه الغرف غير معدة لحفظ الأوراق سواء من تسرب مياه الصرف الصحي إليها فتبلي هذه الأوراق مما قد يترتب عليها ضياع حقوق المواطنين بالإضافة إلي أن تراكم الأوراق فوق بعضها بكميات كبيرة ولفترة طويلة وفي غرف مغلقة ينتج عنها حشرات تصيب مستخدميها ببعض الأمراض وفي نفس الوقت لاتؤدي إدارات الأرشيف في المؤسسات الحكومية الخدمات الجيدة المطلوبة من حيث سرعة استخراج المستند نظرا لطول فترة البحث عنه وهناك درسات تؤكد ان 40% من وقت الموظف يضيع في البحث عن المستند وأيضا يكون المستند بحالة غير جيدة بالإضافة إلي أنه معرض للتزوير والتبديل وهذا غير التكلفة المالية الهائلة للأوراق المستخدمة.

وللتغلب علي هذه المشاكل لابد من ثورة تكنولوجية بأسرع وقت لأرشفة المستندات والوثائق إلكترونيا في كافة الوزارات والمحاكم وهذا يؤدي إلي الوصول السهل والسريع جدا إلى الوثيقة إلكترونيا وحفظها من الضياع واحكام الرقابة عليها والاطلاع عليها من اي فرع و التخلص من المعاملات الورقية المكلفة وامكانية الاحتفاظ بكم هائل من المعلومات تعجز عنه الأرشفة الورقية وفي حيز صغير كما أنها توفر الكثير من الجهد سواء للموظف المسئول او طالب الخدمة التي سوف تؤدي بأسرع وقت بالإضافة إلي أن الأرشفة الإلكترونية آمنة من التلف والضياع وفي حال حدوث كوارث فإنها تبقى محفوظة إذا تم عمل أكثر من نسخة في مناطق مختلفة ولا تتلف كالورقيات وأيضا من مميزات الأرشيف الإلكتروني تسهيل عملية الاستنساخ في عدة أشكال بسرعة وبأقل تكاليف من نسخ الورق كما يمكن تحويله آليا من مكان إلى مكان بفضل شبكة الإنترنت ويمكن تحويل الأرشيف الألكتروني الي بنك للمعلومات الإلكترونية على مستوى الدولة بالإضافة توفير المساحات المكتبية التي تستهلك وتستغل في تخزين الوثائق والملفات الورقية وسهولة التبادل للوثائق والمعلومات بين داخل وخارج مؤسسات الوزارة بعيدا عن حملها وتعرضها للسرقة والفقدان والتلف ويمكن استخدام برامج الكترونية تتيح للاشخاص الإطلاع على الوثائق والمعلومات لأكثر من شخص وفي نفس الوقت وامكانية الحذف والإضافة للوثائق المتكررة والمفقودة.

وبلا شك أن الأرشيف الإلكتروني والذي بات من الشائع الأكثر استخدامًا في البلدان الأجنبية المتقدمة أصبح ضرورة ملحة لمواكبة تطورات العصر حيث يهدف إلى أن تكون هناك إدارة بلا أوراق من خلال التبادل الإلكتروني للمعلومات والوثائق بين كافة دوائر ومؤسسات الدولة وحتى بين الأشخاص العاديين وصولًا وتماشيًا الى تطبيق منهجية الحوكمة الألكترونية لانه سوف يؤدي الي رفع وجودة أداءالمؤسسات الحكومية وحفظ حقوق الناس وفي نفس الوقت توفير مناخ جاذب للاستثمار نظرا لسرعة إنهاء الإجراءات والحصول علي المعلومات والمستندات مما يؤدي في النهاية إلي تدعيم الاقتصاد القومي.